7 Tipps, wie Sie Präsentationen schnell vorbereiten

Sie kennen das sicherlich: beim Blick in Ihren Terminkalender stellen Sie mit einer Mischung aus Schrecken und Staunen fest, dass Sie bald eine Präsentation halten sollen. Und dass Sie für die Vorbereitung eigentlich kaum mehr Zeit haben.

Beherzigen Sie diese Tipps und ich garantiere Ihnen eine effizientere, schnellere und vor allem zielführende Vorbereitung Ihrer Präsentation.

1. Öffnen Sie PowerPoint NICHT

Das ist der erste und wichtigste Schritt: PowerPoint geschlossen zu lassen. PowerPoint ist ein technisches Medium. Zu Beginn einer Präsentation sollten Sie besser kreativ und konzeptionell denken, als sich mit Technik und Präsentationsdesign zu beschäftigen. Sie müssen in alle Richtungen geistig flexibel bleiben. Bei PowerPoint denkt man automatisch in Headline und Bulletpoints. Verwenden Sie daher z.B. Karteikarten zur Vorbereitung und die bewährte 7 C Methode.

2. Beginnen Sie mit Ihrer Kernaussage

Was Energy Drinks für Discogänger sind, ist dieser Tipp für in Zeitnot geratene Präsentatoren:
Schreiben Sie in die Mitte, eines Blattes, was Sie mit Ihrem Vortrag erreichen wollen: Ihr Ziel bzw. die Botschaft. Entwickeln Sie danach Ihre Argumente und den roten Faden drum herum. Ähnlich, wie bei einer Mindmap. Alle weiteren Präsentationsinhalte sollten letztendlich helfen, die Kernaussage zu unterstreichen.

Machen Sie sich auch bewusst, ob Sie Ihre Zuhörer nur informieren möchten oder sie, wie in einer Vertriebspräsentation, zu einer Handlung motivieren möchten. Sagen Sie daher Ihren Zuhörern zum Schluss also deutlich, was Sie als nächstes tun sollen:

• Demo anfordern
• Flyer mitnehmen
• App downloaden
• Kundenberater ansprechen
• Testprojekt starten
• Oder, wie es Steve Jobs einmal charmant nach einer iPhone Keynote formulierte:

Go, and buy one

 

3. Nutzen Sie Karteikarten

Ist Ihr Präsentationsprogramm immer noch geschlossen? Ausgezeichnet, denn auch jetzt ist es immer noch hinderlich für eine schnelle Präsentationsvorbereitung.

Mein Tipp: schreiben Sie alle Themen, über die Sie in Ihrer Präsentation sprechen möchten, mit einem Wort auf eine Karteikarte. Sammeln Sie alles, was Sie haben: Statistiken, Zitate, Anekdoten, Bilder, Analysen, Übersichten, Grafiken, Inhalte aus alten Präsentation, usw.
Wenn Sie alles notiert haben, können Sie sortieren, ergänzen und vor allem: weglassen. Mit Karteikarten sind Sie dabei natürlich viel schneller als am Computer.

4. Nur noch wenig Zeit? Dann entspannen Sie sich!

Der Inhalt einer Präsentation lässt sich nicht vom Vortragenden trennen. Der persönliche Auftritt entscheidet mit, wie der Vortrag vom Publikum aufgenommen wird:

• Wirkt der Vortragende sicher?
• Oder müde und gestresst?
• Ist er sympathisch
• Kaufe ich ihm das gesagt ab?

Die Aussagekraft der Argumente hängen stark mit der Körpersprache des Präsentierenden zusammen. Wir Menschen haben ein feines Gespür dafür, ob sich jemand wohl und sicher fühlt, oder ob er am liebsten seinem „Fight-and-Flight“ Instinkt nachgeben würde.

Mein Vater sagte oft: „mach langsam, wenn du es eilig hast“.
Übersetzt in den Präsentations-Kontext heißt das:

„Wenn einem die Zeit davon läuft, dann erstmal eine Pause machen“.

Hört sich paradox an, wirkt aber Wunder. Wenn ich während meines vollgepackten Masterstudiums 2007 gedacht habe, dass mir für die nächste Präsentation, Hausarbeit oder Prüfung nicht mehr ausreichend Vorbereitungszeit bleibt, bin ich erstmal im Park joggen gegangen. Um dann frisch und ausgeruht die Herausforderung anzupacken.

Für Präsentation ist innerlich ruhig zu sein sogar noch wichtiger. Denn wenn Sie als Person genauso wichtig für den Präsentationserfolg sind, wie Ihre Inhalte, dann sollten Sie Ihre Zeit keinesfalls nur in Inhalte investieren; sondern auch in eine gute mentale Vorbereitung, so dass Sie sich wohl, ausgeruht und sicher fühlen können.

5. Gehen Sie die Präsentation noch einmal durch

Sind wir mal ehrlich: normalerweise kann man sich als Zuhörer, Tage nach einer Präsentationen, nur noch an wirklich zentrale Präsentationinhalte erinnern – wenn es gut läuft.
Aber man kann sich komischerweise immer sehr genau erinnern, ob z. B. die Präsentation sicher vorgetragen wurde, ob ständig abgelesen werden musste oder ob der Vortragende gar überrascht von seiner nächsten Folie war. Machen Sie bitte diese Fehler bei Präsentationen nicht. 

Gönnen Sie sich daher selbst in extremen Stresssituationen immer noch mindestens einen Probedurchlauf. Und lassen Sie, wenn es in der Vorbereitung hart auf hart kommt, lieber 2 bis 3 Folien weg. Ein Blick auf Ihre Karteikarten verrät Ihnen auch, welche Themen eher nicht so wichtig für die Kernaussage Ihrer Präsentation sind.
Ein weiterer Vorteil, wenn man Präsentation verinnerlicht hat: man kann sich ganz auf das Publikum statt auf die Folien konzentrieren. Weder Ihr Computer noch die Präsentationswand ist Ihnen böse, wenn Sie sie kaum beachten. Ihr Publikum dagegen schon.

6. „Der erste Eindruck zählt, der letzte bleibt“

Ein guter Beginn und toller Schluss sind mehr als die halbe Miete. Ein Dirigent hat mir einmal verraten, dass er bei Laienorchestern besonders darauf achtet, dass alle Orchesterspieler exakt gemeinsam anfangen und zusammen aufhören.

„Wenn Anfang und Schluss gelungen sind, sagen 80% der Zuhörer, dass das Orchester schön gespielt hat“.

Ich glaube, das kann man durchaus auch auf Präsentationen übertragen. Investieren Sie unbedingt ein wenig Ihrer knappen Vorbereitungszeit in einen effektvollen Start und einen knackigen Schluss. Dabei sollten Sie auf jeden Fall am Thema bleiben und nicht auf bloße Effekthascherei aus sein.

7. Geben Sie Ihren Zuhörern etwas mit

Klar, Sie sollten eine Präsentation halten, die hängen bleibt und aus der Ihre Zuhörer neue Kenntnisse, Ideen oder eine Botschaft mitnehmen.
Wenn Sie zudem Ihren Zuhörern im wörtlichen Sinne etwas mitgeben können, dann ist die Wirkung Ihrer Präsentation sogar noch nachhaltiger. Hier einige Beispiele aus der Praxis:

• Das Handout
• USB-Stick mit der Präsentation
• Ein (Werbe-) Geschenk
• Ein Buch/Artikel, der Ihr Argument unterstützt
• Süßigkeiten, die Sie mit Ihrem Thema verbinden
• Weitere Ideen, wie Sie Kunden überraschen

Wenn Sie eine längere Schulung halten und merken, dass die Konzentration der Teilnehmer nachlässt, werfen Sie ihnen doch einfach Traubenzucker zu. Mit dieser kleinen Showeinlage aktivieren Sie die Zuhörer wieder – und sammeln zudem Sympathiepunkte.

Das Ziel ist es, positiv erinnert zu werden und, im Idealfall, auf dem Schreibtisch Ihrer Zuhörerschaft zu landen. So erinnern Sie sich immer wieder an Sie und Ihre Botschaft.

Vorbereitungszeit, die Sie in das „Mitgeben und Hängenbleiben“ investieren, zahlt sich definitiv aus.

 

Mein letzter Tipp: wenn eine Präsentation für Sie oder Ihr Unternehmen wichtig ist, sollten Sie mit einem Präsentationsexperten zusammenarbeiten. Denn wie Sie sicherlich schon ahnen, gibt es da noch ein paar mehr Dinge, die man beachten sollte.

 

 

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